Некоторые бухгалтеры уже давно работают на удаленке – умеют организовать свой день, отделить рабочее от личного и пользуются всеми прелестями автоматизации. Другие только учатся выстраивать рабочий процесс. Расскажем о восьми инструментах, которые помогут гармонично совмещать рабочее и личное и успевать больше.

Инструмент 1. Ритуалы

Годы офисной работы сформировали у нас условный рефлекс: пока добираемся на работу, мы входим в рабочий режим; пока едем обратно, мысленно завершаем дела и возвращаемся в свое «домашнее» состояние. При работе из дома такого переключения нет, грань между работой и личной жизнью стирается. Мы больше устаем, а это неизбежно ведет к выгоранию.

Чтобы вернуть себе равновесие, вспомните, что вы делали, собираясь на работу с утра, и что из этого вы можете повторить сейчас. Кому-то помогает дойти до трамвайной остановки, с которой уезжали в офис, кто-то перед работой выходит на балкон или слушает у окна аудиокнигу, кто-то переодевается и делает легкий макияж.

Еще важнее дать себе возможность переключиться обратно в «домашнее» состояние. Переоденьтесь, прогуляйтесь до аптеки или ближайшего магазина, вынесите мусор. При этом важно договориться с собой, что вы не крадете это время у семьи – вы входите в ресурсное состояние, чтобы быть с семьей на 100 %.

Инструмент 2. Семейное расписание

Если в рабочие часы вам никто не мешает, всё просто. Но если рядом близкие и они требуют вашего внимания, сконцентрироваться сложно.

Как быть? Для начала примите, что быть одновременно бухгалтером, женой и мамой невозможно. Если вам удается делать хоть что-то, находясь в трех ролях одновременно, – вы суперчеловек!

А потом возьмите лист бумаги и составьте расписание всей семьи: кто когда встает, делает уроки и занимается танцами. Посмотрите, когда у вас есть сравнительно большие отрезки времени для работы. Если домашние встают поздно, а вы жаворонок, можно выкроить час-другой рано утром. Если вы сова, вероятно, ваш вариант – спокойные часы поздно вечером, когда все лягут спать. Плюс несколько рабочих отрезков днем.

Нестрашно, что график будет рваный, а часть рабочих часов придется на нерабочее время. Главное – чтобы работа и семья не требовали вашего внимания одновременно. Вы не многорукий Шива.

Инструмент 3. Рабочий календарь

Записывать задачи на листок или в блокнот – хорошо, но у календаря, например, в Outlook есть свои преимущества. Напоминалки помогают переключаться между задачами. Если вы работаете в коллективе, коллеги видят вашу загрузку и не беспокоят, когда вы заняты.

Вот как можно использовать календарь, чтобы упростить работу.

1. Бронируйте время под процессы: изучение нормативки, проверку почты, сообщений от контрагентов и директора, внесение первички. Не позволяйте текучке  красть время, которое вы хотели посвятить какой-то большой и важной задаче.
2. Бронируйте время под важные задачи. Если задача большая, сразу ставьте в календарь ту часть, которую вы точно успеете сделать за  один подход. Тогда каждый раз вы будете вставать из-за стола с ощущением, что задача выполнена, и радости будет больше.
3. Ориентируйтесь на свой семейный график. Если фактически вы работаете с 6 до 8 утра, потом с 10 по 12, а потом с 16 до 19, то ставьте задачи именно на эти часы. Нерабочие дела можно занести в тот же календарь: так вам будет проще переключаться.
4. Закладывайте время на отдых. Мы не можем непрерывно работать 8 часов – обычно мы концентрируемся на 25–50 минут, потом устаем и непроизвольно отвлекаемся. Отследите, какие рабочие интервалы удобнее вам, и занесите в свой график перерывы. Кофе-пауза или зарядка вернут вам продуктивность и снимут стресс.
5. Планируйте личные дела. Когда рабочие часы забиты, а личное время вроде как ничем не занято, работа моментально вытесняет всё остальное. Чтобы было не так, договаривайтесь с близкими, чем будете заниматься, и заносите всё в тот же календарь: и совместный ужин, и просмотр фильма, и прогулку.

Инструмент 4. Техника для удаленной работы

Позаботьтесь о том, чтобы дома был бесперебойный интернет. Если работаете на себя, придется покупать современный компьютер, принтер, сканер и гарнитуру для совещаний. Для связи подойдут и телефонные звонки, и мессенджеры, которые можно установить на компьютер.

Инструмент 5. Удаленный доступ

Если вы штатный бухгалтер и работаете из дома временно, ваша программа минимум – получить доступ к учетной программе из дома. Сделать это можно через программу удаленного доступа или через сервер. Так вы сможете вести учет в программе и работать со всеми документами, которые есть на работе. Если работаете в облачном сервисе, проблем вообще не будет: вы можете подключиться с любого компьютера, в том числе одновременно с коллегами.

Инструмент 6. Умное бухгалтерское ПО

Если работаете на себя или просто хотите снизить трудозатраты, присмотритесь к умным бухгалтерским программам, которые выполняют за бухгалтера многие рутинные операции. Например, автоматически приходуют выручку, списывают под выручку себестоимость проданных товаров.

Если ищете такой вариант, убедитесь, что программа сама разносит банковскую выписку. Этот участок работы можно и нужно автоматизировать. Выписка выгружается из банка автоматически, поэтому бухгалтеру не нужно отдельно заносить каждую операцию, достаточно проверить правильность данных. Сам бухгалтер при этом не сможет провести платеж. Он будет только формировать платежные поручения и высылать их клиенту на подписание.

Инструмент 7. Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет полностью избавиться от бесконечной бумажной работы, походов на почту и лишних расходов на бумагу. Это относится не только к юридически значимым документам, но и к обычным письмам или счетам. Для подключения ЭДО у обеих сторон должна быть электронная подпись и соглашение об электронном документообороте.

Для удаленного бухгалтера ЭДО особенно важен, так как позволяет работать с документами без привязки к офису. Все данные хранятся на сервере оператора ЭДО – они находятся под защитой, их легко искать при необходимости.

Еще один важный плюс ЭДО в том, что вы работаете с контрагентом с одним и тем же документом и у вас не возникает расхождений.

Инструмент 8. Автоматический ввод первички

На ввод первички бухгалтеры тратят до 80 % рабочего времени. Независимо от того, работаете ли вы на компанию или на себя, вы можете сильно сэкономить время, если часть этой работы возьмет на себя компьютер.

Можно использовать сервисы для распознавания документов или бухгалтерские программы, где эта возможность встроена. Такая программа по скану накладной определяет вид товара, его количество и цену, а все данные заносит в 1С. Вот принцип работы таких систем:

• бухгалтер загружает в сервис сканированную ТН или ТТН;
• система распознает документ и покажет результат распознавания, который бухгалтер должен проверить и внести в учетную систему;
• если программа сомневается в правильности распознавания, она подсвечивает проблемное место, чтобы бухгалтер проверил корректность;
• после проверки бухгалтер проводит документ в бухгалтерской базе.

Это не полностью исключает участие бухгалтера, но оставляет за ним только контроль. Время на работу с первичкой сокращается, а также уменьшается риск ошибок. Свободное время вы сможете потратить на отчетность, налоги и самообразование.

Сервис Контур.Бухгалтерия запустил новый тариф распознавания «Первичка». Он разработан специально для белорусских накладных, работает с 1С:8 и 1С:7 для Мисофт, Хьюмен,1C-Минск, Юкола. Этот сервис автоматически распознает сканы ТН и ТТН для 1С, вам останется только проверить корректность ввода данных.

Вероника К., фрилансер: «Работаю бухгалтером и кроме основной работы имею небольшую подработку. Конечно, внесение накладных в 1С занимало много времени, прежде всего потому, что нужно заводить карточки номенклатуры. Сервис позволил мне вносить накладные в 7 раз быстрее. Особенно мне нравится, что карточки номенклатуры в 1С обработка делает сама, я только проверяю. И ура, теперь я больше сплю )))».

Узнайте подробности по ссылке: https://b-kontur.by